Бухгалтерський або, як його ще називають, фінансовий облік відіграє важливу роль у фінансовому управлінні компанії. Переважну частину інформації, особливо при ухваленні оперативних та управлінських рішень, надає саме система бухгалтерського обліку. Тому від того, як організовано бухоблік для підприємства, наскільки він добре виконує свої функції, залежить стратегічний розвиток бізнесу.
Основні етапи організації фінансового обліку
У цій статті розглянемо основні етапи організації фінансового обліку, хто цим займається у компанії, які програми, документи для цього використовують та з якими проблемами можуть зіткнутися фахівці під час цього непростого процесу.
Без бухгалтерського обліку неможлива господарська діяльність жодного підприємства. Це обов’язковий облік, що регламентується законодавством, тому він ведеться безперервно з першого дня заснування підприємства до його закриття. В основі бухобліку лежить просте правило – всі операції, фінансові та господарські, які здійснює підприємство під час діяльності, повинні бути зареєстровані. діяльності та рух грошових коштів. Особливо це важливо в умовах економічної нестабільності, коли своєчасно отримана інформація про фінансовий стан компанії може допомогти власникам бізнесу врятувати його. від банкрутства, зберегти майно чи залучити необхідні інвестиції.
Отже фінансовий облік надає керівництву компанії точні фінансові дані для прийняття обґрунтованих рішень.
Організація цього обліку дозволяє:
- визначити стратегію оподаткування;
- налагодити контроль за грошовими потоками, що зменшує ризики помилок, зловживань та шахрайств;
- встановити контроль за раціональним використанням матеріальних, робочих ресурсів;
- удосконалити документування господарських операцій.
Для ведення фінансового обліку підприємство може самостійно вибрати одну з форм організації обліку:
- створити штатну бухгалтерію; передати бухоблік на аутсорс;
- або у невеликих фірмах власник компанії може самостійно вести облік та складати звітність.
Також компанія самостійно визначає облікову політику — як мають складати та подавати бухгалтерську звітність на підприємстві. Може визначити права працівників підпис бухгалтерських документів. Виділити на окремий баланс філії та підрозділи, які зобов’язані вести бухгалтерський облік із включенням показників у фінансовий звіт підприємства.
Організація бухгалтерського обліку – це трудомісткий процес і проходить він, як правило, у три етапи.
Методичний етап — на ньому обирають певні способи та прийоми бухгалтерського обліку, які стануть основою для документування, інвентаризації, оцінки активів та зобов’язань, використання рахунків, складання балансу та іншої звітності. Також на цьому етапі формують облікову політику та розробляють план обліку, що включає ведення первинної документації, облік витрат, оподаткування та контроль фінансових потоків.
Технічний етап – включає вибір оптимального способу обробки облікових даних. Це можуть бути електронні таблиці, спеціалізоване програмне забезпечення та системи автоматизації обліку. Бухгалтерські програми необхідні для основних бухгалтерських операцій, таких як облік доходів та витрат, формування рахунків-фактур, касових операцій тощо.
Найпопулярніші: BAS Бухгалтерія (альтернатива програмі “1С: Бухгалтерія”), FREDO, MEDOC. ERP-системи – поєднують різні функції підприємства, включаючи фінансовий облік, управління запасами, кадрами та інші. Підходять для великих підприємств із розгалуженою структурою.
Найвідоміші: SAP ERP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 Finance. Microsoft Excel підходить для малих підприємств, дозволяє створювати складні таблиці, звіти, графіки та виконувати розрахунки. Також на технічному етапі розробляють форми облікових регістрів та встановлюють порядок здійснення записів у них. Впроваджують програмне забезпечення та інтегрують його з іншими системами на підприємстві (це можуть бути готові програми чи власні розробки). Управління бухгалтерією – заключний етап. На ньому обирають форму організації підрозділу (штатна бухгалтерія або спеціалісти в аутсорсі), розробляють його структуру, проводять підбір та підготовку персоналу.
Відповідальність за організацію обліку завжди несе власник та керівництво підприємства, а також фінансовий директор та головний бухгалтер, якщо такі посади є у компанії. Якщо є головний бухгалтер, він відповідає за дотримання методології бухгалтерського обліку, своєчасне складання фінансової звітності та організацію контролю за відображенням на рахунках усіх господарських операцій.
Тому на кожному підприємстві організація фінансового обліку може виглядати по-різному і залежатиме цей процес від розмірів компанії, виду та специфіки її діяльності. Наприклад, на виробничому підприємстві організація обліку може містити створення бухгалтерської служби з визначенням відповідальних бухгалтерів за різні ділянки обліку (запаси, виробництво, продажу), використання бухгалтерської програми, розробку правил оформлення первинних документів для відображення виробничих та складських операцій. Займатиметься цим команда бухгалтерії.
А ось, наприклад, у невеликому туристичному агентстві може і не бути головбуха, тому фінансовим обліком може займатися власник або бухгалтер, який також підбиратиме інтегровану з CRM бухгалтерську програму, розробляти план обліку та правила ведення первинної документації, але з урахуванням особливостей туристичного бізнесу, тому обсяги та ділянки обліку будуть зовсім інші.
Перед початком складання фінансової звітності проводять ретельну підготовчу роботу:
- перевіряють повноту відображення господарських операцій у поточному обліку та оформлюють відповідними документами;
- перевіряють правильність облікових записів, звіряють дані статистичного та аналітичного обліку;
- звіряють розподіл витрат та доходів між суміжними звітними періодами; перевіряють стан розрахунків, списують нереальну дебіторську та кредиторську заборгованість;
- визначають фактичну собівартість продукції, що випускається і реалізується;
- визначають та списують фінансовий результат від реалізації продукції та інших операцій, а також списують прибуток, використаний протягом року;
- перед складанням річного звіту проводять повну інвентаризацію.
Річну та квартальну звітність складають усі підприємства, за винятком спільних підприємств з іноземними інвестиціями. Надають її засновникам, органу державної статистики та іншим установам відповідно до законодавства.